2011年11月6日 星期日

個人管理學心得-26 同步

在個人管理學上,數位工具與傳統工具最大的兩個不同點就在於資料的「同步」跟「搜尋」。

過去我們的資料是綁在某個工具上的,例如隨身的萬用手冊、筆記本、手機的電話簿,甚至某台電腦的硬碟或隨身碟裡。這些東西一旦掉了就損失慘重。網路發展以後,數位工具帶來的便利不只是資訊的傳遞,還有資料的可攜性。可攜性的意思不只是資料可以隨身帶著,更指著資料可以從這個工具/裝置,移轉到另一個工具上。

裝置兩三年就會換,資料卻需要永久保存。想想每次換/掉手機時處理通訊錄有多麻煩,就知道可攜性的好處。

同步更是自動化進行的。我的通訊錄有900多筆,同時存在電腦、手機、iPad、網路上。就算東西掉了我也不怕資料遺失。而且我在某個裝置上改變了資料,其他裝置透過網路也會自動地變更,大量減少維護的成本。

不只是通訊錄,我的重要資料幾乎全都是放在可同步的軟體服務上。包括電子郵件(Gmail)、行事曆(Google)、筆記(Evernote,超過4000則)、檔案(Dropbox為主,可到20 GB)、待辦事項清單(前天介紹的RTM)、網站書籤/我的最愛(iCloudXmarks)、網站密碼(Lastpass)、記帳(隨手記)、照片(PicasaiCloudEye-Fi)…

為了效率與避免損失,你應該盡可能將資料放在可同步的服務上。

大家的疑慮可能在於資料放在網路上安不安全?事實上絕大多數的網路服務在傳送與存放資料時都是經過加密,即使是系統工程師也打不開你的資料,所以是非常安全的。網路安全最大的罩門其實是密碼取太簡單容易被猜到(也許我有機會再另闢專題講密碼這部分好了)。其間的差異就有點像是搭飛機出事的機率其實遠比搭車來得低一樣。