2011年10月16日 星期日

個人管理學心得-6 處理郵件

有些電子郵件要回,怎麼回信不是我要分享的,不過也是有些小技巧。如果是一封信需要回,而且你可以在2分鐘內搞定的話,就馬上回覆(這時候就可以體會為什麼需要乾淨的收件夾了,不然你哪知道哪封信要回?)。

如果需要更多的時間處理,Gmail使用者可以幫信件加上「星號標記」,然後封存,要處理的信你只要點左邊的「已加星號」就可以找到,處理完在把星號取消。Yahoo與Hotmail的使用者,我則是建議改用Gmail…不是啦,你可以設置一個「待辦事項資料夾」,把信移過去,有空再處理。

或許你已經漸漸看出來其中訣竅了:分層篩選、批次處理。我們不把每封信從頭到尾都處理完,再處理下一封。我們會先篩選哪些信是要處理、哪些是看完就封存、哪些是可以刪掉的。而要處理的,我們又依照「2分鐘原則」優先回信,剩下那些比較花時間的再慢慢回信。

處理待辦事項也是一樣的。很多事情不需要從頭到尾一次處理完畢,可以分層、蒐集同類型的事情一次完成。例如有好幾通電話要打,就集合起來一次處理。