2011年10月15日 星期六

個人管理學心得-5 電子郵件歸檔

再來說把電子郵件歸檔,或稱封存。就是把處理完的信件保存起來,不留在收件夾,卻又不是刪除。Gmail有「封存」這個功能,也可以設定標籤之後再封存(標籤算是分類的一種方式,只是每封信可以用超過一個標籤)。Yahoo跟Hotmail都沒有封存功能,但你可以建立分類的資料夾,把看完的信分類放進去。如果你是用Outlook等軟體,也可以設置分類資料夾。

我建議標籤分類資料夾不要太多。例如我只設了7個類別:通知、私人、家人、學校、教會、工作、個人網誌,你可能還可以設更少。數量不超過7個是有一點心理學根據的,在分類時比較不會混亂,減少認知負荷。也由於電子郵件可以搜尋,所以簡單分類就足夠。就算你只設置一個封存資料夾,我也不反對。

封存的目的,就是讓處理過的郵件,一定不要保留在收件夾就對了!因為收件夾是個神聖的地方,必須常保清新。