2011年10月14日 星期五

個人管理學心得-4 收件夾要保持清新

昨天提到的收件夾概念,不知是否能領悟?讀下去之前,最好再回去看一次。電子郵件是最好演練工作管理流程的工具,把它的道理學通了,就可以應用在其他方面。

許多人的電子郵件收件夾都塞滿了郵件,不管是新郵件、讀過的、未讀的,都放在裡面。有的人可能會說:沒關係,我就是要它那個樣子,但你不會把信堆在家門口的信箱啊!有些人不愛收信,不善於處理電子郵件,甚至因為沒看到或該回的信沒回而誤了事,最主要的原因就出在沒有管理好收件夾。

簡單來說,收件夾應該盡可能地保持清空。最主要的原因是,如此你才能不受干擾地處理「最新的訊息」。堆積在收件夾的已讀、未讀信,在視覺與心理上都是種無形的負擔。清爽乾淨的收件夾能提升效率,而且每次清空都會有種成就感,而非「成堆的挫折」。這跟你的書桌/辦公桌要定期整理一樣,如果乾乾淨淨,做起事情來不是比較輕鬆自在嗎?(為什麼很多人需要靈感的時候喜歡去咖啡廳工作?因為環境令人愉悅而且不受干擾)

實體的信件其實只有三種:看過要回覆、看過就可以收起來,要丟掉的。電子郵件收件夾也是一樣,有歸檔/封存、執行/回覆、刪除這三種動作。因為篇幅關係,明天再繼續談。

另外,今天的回家作業是:請你把Facebook的e-mail通知給關掉,那對於你的工作效率有非常非常大的危害。