2011年10月13日 星期四

個人管理學心得-3 收件夾

信箱是很方便的設計,你不需跟郵差約時間拿信,他投進信箱,等你有空的時候打開信箱一併處理就好。不管是帳單、通知信、私人信函、廣告DM,都會先進到信箱,等你處理的時候再看是要繳費、辦事、回信、丟棄等。

工作事項也是一樣,你應該要有幾個類似收件夾概念的東西,搜集所有的事情,不管是上司交代的一句話、想到下班後要去買家用品、追蹤工作夥伴的進度、靈機一動的點子、想去看的電影、要處理的文件、上網看到有趣但沒時間讀的文章、電子郵件…不應該每有一件新的事情,就處理或分類一次。就像你不會每半小時就去下樓去看信箱有什麼最新的信(除非你在等情書或重要通知) 。

所以,我們也該幫工作管理系統先設置收件夾,並善加利用。有實體,也有數位的。明天先從數位的電子郵件收件夾開始說起。(小預習:看一下你的電子郵件收件夾放了多少已讀跟未讀郵件)