2011年10月24日 星期一

個人管理學心得-13 下一步行動

我們應該不定期檢查收件夾中的項目,把它們做分類,來決定下一步。最好每天檢查一下,把這些東西從收件夾清除。就像前面在處理電子郵件收件夾所說的,有些事情要丟掉的、有些要封存歸檔、有些才是要採取行動。然後收件夾就能保持乾淨,讓新的事情能夠進來。這就是為什麼我說用小筆記本或便條紙,因為處理完就可以撕掉、丟掉。

刪除與封存在此不需多說。要採取行動的事情,則應該要寫在清單,作為待辦事項的提醒。也許你會說,這我也會啊!但這裡有個關鍵,就是我們應該「按照情境來區分待辦事項」。常用的清單有好幾種,包括:一定要做的事(依照類型分類)、交代他人/等待回覆(Waiting List)、有一天/可能(Someday/Maybe List)。細節我們之後再說。

既然清單是作為「行動提示」,就要寫得越具體越好,這樣在看的時候才能馬上聯想到要做什麼。神奇的是,大腦會即時地規劃要做哪些動作。例如「買筆記本」就不如「去建宏書局買筆記本」來得清楚,而看到後者,馬上就會浮現回家的路上會經過這家店的念頭。