2011年10月21日 星期五

個人管理學心得-11 行事曆

行事曆,怎麼說...一種很奧妙的工作管理工具。它把你的時間與工作項目攤開來,一目瞭然地擺在眼前,令人有種掌握大局的控制感。

可是我從來就沒有大量使用過行事曆。我會用行事曆只有兩個原因。第一個是記錄並分析我運用時間的方式。例如把每天每個時段做的事情都記錄下來,標上顏色,所以每天做了哪些事情就很清楚。不過如果生活變化不大,記錄分析這些不太有什麼效益。

第二個是提醒自己某個時間點一定要做某件事,這也是行事曆最主要的用途。行事曆是留給固定時間的事情,而且往往是跟別人有關。像是上課、開會、聚會、聚餐...。

我不會把每天要做什麼事情放在行事曆裡面,因為要幾點做無所謂,甚至不見得那天要做完。像這種事情就不該寫在行事曆。

如果你很很常用行事曆,你是否在行事曆寫下每天要做的事情?你真的每天都有完成這些事情,還是好多都做不完(然後改到隔天)?可以不一定要當天做的事情,不應該放在行事曆,而應該用清單。因為行事曆也是個「神聖的地方」,它只應該放跟你的時間有密切關係的事情。

誤用行事曆會讓你的工作僵化,追不上自己設好的進度。固定的行事曆搭配有彈性的清單,是比較好的選擇。明天開始要講清單囉!